In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Beauftragte – für Arbeitssicherheit, Gleichstellung, Datenschutz, Brandschutz und so weiter. Die Benennung betrieblicher Beauftragter wird meist vom Gesetz vorgeschrieben und soll bestimmte Abläufe und die Einhaltung von Schutzbestimmungen im Betrieb überwachen.
Wenn ich zu meinen Kunden gerufen werde, nehme ich sehr oft die Rolle der Zeitspar-Beauftragten ein. Mein Einsatz ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, hilft den Mitarbeitern aber ungemein beim Schutz vor Zeitfressern und reduziert dadurch Stress.

Ablage mit Struktur spart Zeit
Ein Beispiel aus der Praxis: Neulich wurde ich von einem Unternehmen mit etwa 40 Mitarbeitern beauftragt für eine optimierte Büroorganisation zu sorgen. Eines der Probleme, vor dem die Personalzuständigen täglich standen, kristallisierte sich schnell heraus: Die Personalakten waren ohne System angelegt worden. Kam ein Dokument hinzu, wurde es einfach oben auf geheftet. Aber sobald ein bestimmter Vorgang benötigt wurde, ging die nervige Sucherei los. Dieses Vorgehen war höchst zeitaufwändig und uneffektiv. Die Lösung habe ich schnell gefunden. Gemeinsam mit meinem Kunden wurde für jede Personalakte eine durchgängige Struktur angelegt. Jedes Dokument hat nun seinen Platz und ist zukünftig im Handumdrehen gefunden.

Zeitfalle Computer
Aber auch der Kollege Computer kann ein echter Zeitfresser und damit ein Fall für mich als Zeitspar-Beauftragte sein! Ein weiteres Praxisbeispiel: Bei einem Unternehmen fehlte eine durchdachte Serverstruktur. So war es kaum möglich, bestimmte Dateien schnell wiederzufinden. Nach der Anlage einer Grundstruktur nach Aktenplan sowie der Sichtung und Zuordnung der vorhandenen Dateien, haben wir eine selbsterklärende Struktur für die Datenablage auf dem Server angelegt. Der Nutzen für den Kunden liegt auf der Hand: Er spart in Zukunft viel Zeit beim Suchen nach den gewünschten Daten, erhält einen besseren Überblick über die einzelnen Bereiche und kann neue Dateien problemlos zuordnen.

Kurz gesagt: Mit einem schnellen Handgriff jeden Vorgang zu finden, spart Zeit und damit Kosten. Es lohnt sich, Abläufe und Systeme im Unternehmen regelmäßig kritisch zu hinterfragen und zu optimieren. Betriebswirtschaftlich kann ein Unternehmen durch Zeitersparnis nur gewinnen.

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