Virtuelle Konferenzen statt Präsenz-Veranstaltungen – das gehört spätestens seit März dieses Jahres in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Und das wird auch zukünftig so bleiben. Schließlich sorgen die Online-Treffen dafür, dass Unternehmen trotz aller Corona-Maßnahmen effektiv arbeiten können. Mitarbeiter und Projekt-Teams können persönlichen Kontakt halten und bleiben ortsunabhängig auf dem Laufenden.

Wer bereits das Vergnügen hatte, ein Meeting online zu leiten, weiß, dass während der Veranstaltung zahlreiche Herausforderungen gemeistert werden müssen. Dies reicht von der Technik, die nicht funktioniert, über zu spät kommende Teilnehmer bis hin zu ausschweifenden Rednern.

Für alle, die aufgefordert sind, ein virtuelles Meeting zu leiten, habe ich ein paar Tipps aus der Praxis zusammengetragen, damit die Besprechung ein Erfolg wird:

Einladung
• Laden Sie die Teilnehmer rechtzeitig vorab mit Zugangscode ein, z.B. über Outlook oder iCal.

Agenda
• Erstellen Sie eine Agenda.
• Für die Agenda gegebenenfalls die Teilnehmer nach Besprechungspunkten abfragen.

Reminder
• Senden Sie allen Teilnehmern einen Tag vor der Besprechung eine Erinnerungs-Mail mit Zugangscode und der Agenda zu.
• Sind bestimmte Unterlagen und Informationen für die Besprechung nötig, sollten Sie nochmals auf diese hinweisen, sie mitsenden oder darauf verlinken, zum Beispiel über die Agenda.

Zeitplanung
• Legen Sie Start- und Endzeit für das Meeting fest.
• Starten Sie pünktlich.
• Planen Sie am Anfang einen kurzen Zeitraum für einen kleinen Plausch unter Kollegen und technische Rückfragen ein. Dieser Punkt kann auch gerne mit auf die Agenda.
• Behalten Sie die Zeit im Auge und stoppen Sie falls nötig ausschweifende Redner, um auf den nächsten Punkt der Agenda überzuleiten.
• Planen Sie bei langen Meetings ab und zu eine kurze Pause ein.

Technik
• Benennen Sie eine Person als technische Begleitung, z.B. Zoom-Master. So sind Sie entlastet, falls jemand Unterstützung bei Bild oder Ton benötigt.

Meeting-Regeln
• Legen Sie zu Beginn die Meeting-Regeln fest. Gerade für virtuelle Konferenzen sind Regeln, wie ein Smartphone-Verbot, sinnvoll, denn hier gibt es unendlich viele Störenfriede, wie Anrufe und eingehende Mails.
• Wenn eine Person redet, sind die anderen still.
• Sie erteilen das Wort an denjenigen, der etwas sagen möchte.
• Sie bremsen Personen, die gern lange Monologe halten, aus.

Eigenpräsentation
• Moderieren Sie deutlich und freundlich.
• Wenn Sie eine Präsentation halten möchten, dann öffnen Sie bereits vor Beginn des Meetings die erforderliche Unterlage oder Präsentation am Rechner. So sind Sie perfekt vorbereitet, wenn der Bildschirm geteilt wird.
• Hier gibt es weitere Tipps, wie Sie Ihre persönliche Präsentation optimieren können.

Einbindung der Teilnehmer
• Damit die Teilnehmer während des Meetings stets aufmerksam sind, ist es sinnvoll, sie aktiv einzubinden. Hierfür eignet sich eine interaktive Umfrage am Bildschirm oder parallel über das Smartphone, zum Beispiel über das Online-Umfragetool SurveyMonkey.
• Beziehen Sie die Teilnehmer über Abfragerunden ein.
• Für spezielle Themen können Sie die Moderation zwischendurch an eine andere Person abgeben. Dies muss allerdings vorher abgesprochen sein.

So wird das Meeting unter Ihrer Leitung ein voller Erfolg!

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