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Gastbeitrag von Jürgen Kurz, tempus. GmbH

„Lass uns dazu telefonieren. Wann passt es Dir?“ Dieser Satz kostete mich lange nicht nur unnötig Zeit, sondern hat mir auch oft genug meinen Tagesablauf gehörig durcheinander gebracht. Wenn ich mit Mitarbeitern, Kollegen und Kunden Termine finden wollte, habe ich meinem Gegenüber oft den Vorzug beim Terminvorschlag gegeben. Teils aus Höflichkeit, teils aus Gewohnheit. Phasenweise war mein Kalender so überfüllt, dass ich spät abends noch am Schreibtisch saß, um die Aufgaben nachzuholen, die ich tagsüber aufgrund meines prallen Terminkalenders nicht erledigen konnte. Bis ich für mich ein hilfreiches System eingeführt habe, das ich heute mit Ihnen teilen möchte.

 

„Termine finden und richtig organisieren für Einsteiger“ – einer der ersten Kurse, die Auszubildende und Studenten in der Vorbereitung auf das Berufsleben belegen, richtig? Ach nein, stattdessen wird vor allem Theorie gepaukt. Ergebnis:

Das Termine finden gestaltet sich bei den meisten Menschen nach Zufall, ohne System. Dabei sorgt ein systematisch aufgebauter Terminkalender nicht nur für mehr Effizienz, sondern er ermöglicht Ihnen auch, Ihre persönliche Leistungskurven sinnvoll zu berücksichtigen. Wie Sie für Meetings mit unterschiedlichen Anforderungen die passenden Termine finden, verrate ich Ihnen jetzt.

Wenn Sie grundsätzlich mehr Termine finden wollen, die Sie nicht in Ihren Abläufen stören und bei denen Sie voll konzentriert mitarbeiten können, empfehle ich Ihnen meine drei goldenen Regeln:

 

  1. Weniger Termine

Hand auf’s Herz: Wie oft pro Woche denken Sie sich „Das Meeting hätte ich mir jetzt wirklich sparen können“? Die Wahrheit ist: Häufig trügt Ihr Gefühl Sie nicht. Das Meeting war schlicht überflüssig. Dazu gehören nicht nur unnötige Meetings, sondern auch Zwei-Augen (oder -Ohren)-Gespräche. Hier lautet die Faustregel: Wenn absehbar ist, dass das Gespräch, für das Sie einen Termin finden möchten, genau so lange dauert, wie das Schreiben der Mail, in der Sie diesen Termin planen wollen – Finger weg von der Tastatur. Ran ans Telefon. Dadurch sparen ich im Schnitt etwa 20 Minuten. Bei 3 Terminen pro Woche bereits eine ganze Stunde, die Sie sinnvoll nutzen können (Erholung und Zeit mit der Familie verstehen wir bei tempus übrigens als besonders sinnvoll genutzt).

 

  1. Terminzonen einrichten

Sogenannte Terminzonen helfen dabei, Klarheit im Kopf für Situationen zu schaffen, in denen Sie Termine finden müssen.

Jeder falsch gelegte Gesprächstermin bringt Sie aus dem Konzept – und das kostet Sie Zeit. Deshalb empfehle ich, feste Zeiten und Tage festzulegen, in denen Sie Termine vereinbaren. Und wenn Sie schon dabei sind, können Sie dabei auch Ihre persönliche Leistungskurve berücksichtigen.

Montage eignen sich für mich beispielsweise gut für Meetings, weil ich mich zu Beginn der Woche ohnehin mit meinem Team zusammensetze. Nachdem ich frühmorgens meine Mails abgearbeitet habe, lege ich mir auf den Montagvormittag gerne Termine. Den Montagnachmittag hingegen halte ich gerne frei, da meine konzeptuelle Leistung nachmittags am stärksten ist. Mit diesem Wissen lassen sich Zeitzonen erkennen, die sich für Sie besonders gut zur Bewältigung verschiedener Aufgaben eignen.

 

Extra Tipp: Diese Terminzonen dienen Ihrer persönlichen Orientierung und sind natürlich flexibel. Auf keinen Fall sollten Sie jedoch sagen „Ich mache nur zu den Zeitpunkten X und Y Termine“ – das wirkt nicht besonders kooperativ. Stattdessen nutzen Sie meine 3. Goldene Regel, um Ihr System durchzusetzen.

 

  1. Clevere Kommunikation beim Termine finden

Jetzt denken Sie sich vielleicht „Schön und gut, wenn ich weiß, wohin ich will, wenn ich mit Kollegen Termine finden muss. Aber der Kollege kann ja schlecht Rücksicht auf meine Terminzonen nehmen.“ Das stimmt. Deshalb bieten Sie immer 2-3 Termine an, die Ihnen passen! So vermeiden Sie ein Termin-Ping-Pong, bei dem Sie im Eifer des Gefechts einem Zeitpunkt zustimmen, der Ihnen eigentlich nicht wirklich gut passt.

 

Das bringt der Tipp: Wenn Sie zukünftig Termine finden möchten, streichen Sie die Sätze „Wann passt es Dir“ und „Mir egal, schlag was vor aus“ aus Ihrem Wortschatz. Ersetzen sie besser durch „Ich kann Dir X, Y und Z anbieten.“ Gehen Sie taktisch vor, wenn Sie die richtigen Termine finden wollen. Mit ein wenig Übung sparen Sie so mehr Zeit und bringen Ihre Energiereserven immer voll zum Einsatz.

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