Hilfe, die Klarsichthüllen sind alle! Wer hat die letzten Büroklammern aus dem Vorrat genommen? – Diese Situationen beziehungsweise Fragen kennt sicher jeder, der Kollegen oder Mitarbeiter hat. Man benötigt dringend ein Arbeitsutensil, aber es ist nicht vorrätig.
Das Büromateriallager sorgt immer wieder für Unmut, wenn hier keine Ordnung gehalten wird. So kommt es vor, dass für den Arbeitsalltag wichtige Büromaterialien vergriffen sind. Oder es wird nachbestellt, obwohl noch genügend Vorrat vorhanden ist. Der Nachschub ist im Durcheinander nur nicht entdeckt worden und es fallen unnötige Kosten an. Das muss nicht sein!

Mit meinen SOS-Tipps gelingt es schnell, Übersicht ins Büromaterial-Lager zu bekommen:

  • Eine zentrale Stelle für das Büromaterial bestimmen.
    Bestimmen Sie einen zentralen Platz für die Büromaterialien statt verschiedener Ablageplätze. Dadurch behalten Sie den Überblick, wenn Material zur Neige geht und es kann rechtzeitig nachbestellt werden.
  • Nutzen und beschriften Sie Aufbewahrungsboxen.
    Sortieren Sie Kleinkram in Aufbewahrungsboxen. Und beschriften Sie diese. So hat jedes Teil seinen Platz und Sie behalten die Übersicht.
  • Oft benötigtes Material griffbereit lagern.
    Oft benötigtes Material kommt griffbereit nach vorn, selten genutzte Materialien werden weiter hinten eingeräumt.
  • Regelmäßig ausmisten.
    Bewahren Sie nur funktionsfähiges Büromaterial auf. Defekte Materialien, verknickte Papiere, Briefumschläge mit alten Absendern etc. sofort entsorgen. Das Büromaterial-Lager ist keine Müllhalde.
  • Kan-Ban Karten erinnern an den Nachkauf.
    Legen Sie einen Mindestbestand für jedes Teil im Büromaterial-Lager fest. Erstellen Sie eine Karte – am besten in einer aufmerksamkeitsstarken Farbe, wie rot, orange oder gelb – als Erinnerung für die Nachbestellung. Auf der Karte sollte z.B. stehen: Artikel, Artikelnummer, zuständiger Mitarbeiter, Vorratsmenge, Farbe, Größe, evtl. sogar mit Foto. Platzieren Sie die Karte so, dass sie sofort ins Auge fällt, wenn die Mindestmenge erreicht wurde. Die Karte ist das Signal, dass Nachschub geordert werden muss. Ein Beispiel: Die Erinnerungs-Karte wird auf den vorletzten Schreibblock im Büromaterial-Schrank gelegt. Wer diese aufdeckt bringt sie zu dem zuständigen Mitarbeiter oder einem vereinbarten Einkaufskorb.

 

Werden diese einfachen Maßnahmen im Rahmen der Büroorganisation befolgt, sind alle Arbeitsmaterialien zukünftig vorrätig und griffbereit.

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