Aktenordner gehören in das Büro wie der Eiffelturm nach Paris. Aber oft mache ich bei einem Kunden einen Schrank auf und sehe Ordner über Ordner – schlechte oder gar keine Beschriftung auf dem Rücken der Aktenordner inklusive. Es fehlt jegliche Orientierung, was in welchem Ordner zu finden ist. Ob Rechnungen, Verträge, Angebote, Projekte oder Schriftverkehr, keiner erkennt es auf den ersten Blick. Und dann geht die nervige, zeitaufwändige und völlig überflüssige Sucherei nach einem bestimmten Schriftstück los. Mit einer professionellen Büroorganisation dank durchdachter Ordnerstruktur hat dies nichts zu tun. Und ein effizienteres Arbeiten ist schier unmöglich. Das muss nicht sein!

Denn wenn Farbe ins Spiel kommt, ist mit wenigen Handgriffen Struktur in die Ordner gebracht. Hier ein paar praxiserprobte Tipps dazu:

Schritt 1: Farben festlegen
Überlegen Sie, wie viele verschiedene Rubriken/Kunden/Themen Sie in demselben Regal platziert haben und welche Farben Sie hierfür nutzen möchten. Oder entscheiden Sie, welche Farben Ihnen Spaß bringen würden, auf welche Farben sich Ihre Augen einstellen möchten und welche Farbsortierung Ihnen gut gefällt.
Das können Sie mit den vorhandenen Ordnern austesten, einfach um zu sehen, wie ruhig und ordentlich eine Sortierung nach Farben wirken kann. Und dann geht es auch schon an die Umsetzung.
Schritt 2: Kontrollieren Sie, wie viele Ordner je Farbe vorhanden sind.
Fehlende Ordner kommen auf die Einkaufsliste.
Schritt 3: Prüfen Sie, ob genügend Ordneretiketten (ob zum Einstecken oder Kleben) vorrätig sind.
Was gekauft werden muss, wird auf der Einkaufsliste notiert.
Schritt 4: Fehlendes Material einkaufen.
Schritt 5: Jetzt kommt der Moment der neuen Ordnung. Das bedeutet: Die Inhalte in die jeweiligen Ordner heften und die Ordner übersichtlich beschriften.
Dies ist eine gute Gelegenheit, um die Inhalte neu zu sortieren oder auszumisten.
Schritt 6: Zu guter Letzt werden die Ordner nach ihren Farben in das Regal oder den Schrank einsortiert.

Und schon herrscht Ordnung und Struktur im Regal oder Schrank. Sie behalten den Überblick und haben die gesuchten Dokumente mit einem Griff parat.

Extratipp: Nutzen Sie die gewählten Farben je Kunde oder Projekt auch für Ihre Ordnerstruktur im Computer! Wenn Sie beispielsweise Kunde A rote Aktenordner zuweisen, sollte dieser Kunde auch auf dem Computer rote Ordner erhalten. Das erhöht den Durchblick in der analogen und der digitalen Welt!

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