Sicher kennen Sie diese Situation: Sie kommen aus einem Meeting und denken „Das hätte alles effektiver und schneller besprochen werden können!“. Und Sie trauern ein wenig der vergeudeten Zeit hinterher, die Sie produktiver hätten nutzen können.

Gründe für nervige und zeitaufwändige Meetings gibt es viele. Das fängt beim verspäteten Erscheinen einiger Teilnehmer an. Dann muss vielleicht erst einmal wortreich geklärt werden, wer die Moderation übernimmt, wer das Protokoll schreibt etc.

Meeting-Regeln bringen Klarheit
Abhilfe schaffen hier Meeting-Regeln. Sie sorgen für einen strukturierten Ablauf. Mehr zu diesem Thema erzähle ich in diesem Video.

Wichtig ist, dass die Regeln vorab gemeinsam erarbeitet werden und sich alle Teilnehmer zu deren Einhaltung verpflichten. Gerade für virtuelle Konferenzen sind Regeln sinnvoll, denn hier gibt es unendlich viele Störenfriede wie eingehende Mails, Dinge auf dem eigenen Schreibtisch usw.

Meeting-Regeln gelten für alle
In den Meeting-Regeln kann zum Beispiel festgeschrieben werden, dass alle Teilnehmer pünktlich erscheinen müssen. Auf fehlende Personen wird nicht gewartet, auch nicht auf den Chef. Und es ist selbstverständlich, dass das Meeting pünktlich endet. Denn nur so können Folgetermine eingehalten werden.
Es wird vorab eine Agenda erstellt, sodass jeder Teilnehmer weiß, worum es bei dem Treffen geht und sich vorbereiten kann. Denn das ist eine der vereinbarten Meeting-Regeln: Alle Teilnehmer verpflichten sich, vorbereitet zu sein.
Auch ein Smartphone-Verbot ist sinnvoll. So wird kein Teilnehmer abgelenkt und die Themen des Meetings werden konzentriert abgearbeitet.

Und noch ein Tipp: Halten Sie doch mal ein Treffen im Stehen ab. So ziehen sich Meetings nicht unnötig in die Länge.

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