Im November 2017 gab ich ein paar Tipps, wie die tägliche E-Mail-Flut gebändigt werden kann. Wer dies nochmals nachlesen möchte, gelangt hier zum Beitrag „Tipps zum Meistern der E-Mail-Flut“.

Nach Veröffentlichung des Beitrags erhielt ich zahlreiche Anfragen mit dem Tenor „Aber wie kann ich Ordnung in meine Mail-Ordner bekommen? Was ist sinnvoll?“.
Daher habe ich mich auch dieses Themas angenommen und ein paar einfach umzusetzende Tipps zusammengestellt:

1. Ordner anlegen
Legen Sie sich im E-Mail-Eingang Ordner an. In diese Ordner, die Sie beispielsweise nach Kunden, Projekten, Terminen oder Bearbeitungsstatus benennen, erfolgt die Ablage der eingegangenen E-Mails. Aber denken Sie daran: Weniger ist mehr, um den Überblick zu behalten.
2. Ordner sortieren
Bestimmen Sie eine sinnvolle Reihenfolge der Ordner, mit der Sie optimal arbeiten können. Sortieren Sie die Ordner beispielsweise alphabetisch oder nutzen Sie Ziffern am Anfang der Namensgebung.
3. Farbe nutzen
Bringen Sie Farbe ins Leben! Markieren Sie Ihre Ordner mit verschiedenen Farben. So können Sie Ihre Ordner-Liste zusätzlich strukturieren.
4. Regeln erstellen
Nutzen Sie die vom Mail-Programm zur Verfügung gestellten Regeln. So können Sie beispielsweise Nachrichten von einem bestimmten Absender direkt in einen Ordner verschieben lassen. Ist diese Regel aktiviert, erfolgt sie kontinuierlich. So lassen sich zeitaufwändige, manuelle Aktionen deutlich reduzieren. Ich nutze sie beispielsweise, um Newsletter gleich weg zu sortieren. Ist zwischendurch Zeit, lese ich die gesammelten Werke.
5. Betreffzeile mit Aussagekraft
Formulieren Sie die Betreffzeile so, dass Sie eine E-Mail mit dem betreffenden Inhalt schnell wiederfinden können.
6. 1 Thema pro E-Mail
Eine E-Mail ist kein Lastwagen, der Gemischtwaren von A nach B fährt. Haben Sie mehrere Anliegen an den gleichen Adressaten, nutzen Sie für jedes Thema eine eigene E-Mail – mit aussagekräftiger Betreffzeile. So erleichtern Sie sich und Ihrem Geschäftspartner das Zuordnen und Wiederfinden der E-Mail.
7. Newsletter überprüfen
Überprüfen Sie Newsletter und andere regelmäßig eintreffende Informationen, ob sie sich wirklich für Sie lohnen. Falls nicht: Bestellen Sie Newsletter ab. Das Lesen unwichtiger Newsletter ist ein echter Zeitfresser.

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, verlieren Sie in Sachen Mails nicht den Überblick und schaffen Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.

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