Mail-Flut

E-Mails begannen Ende der 1980er Jahre die Arbeitswelt zu erobern. Heutzutage ist es eine Selbstverständlichkeit, Mails vom Computer oder Smartphone zu verschicken, mit und ohne Anhang. Allerdings überdecken die Newsletter, cc-Hinweise, Tipps und andere ungewollt zugesandte Infos oft die relevanten Mails. Kein Wunder, dass so mancher E-Mail-Eingangsordner regelmäßig überquillt. Das Sichten und Sortieren der Mails, das Bearbeiten und Beantworten nimmt viel Zeit in Anspruch. Zeit, die wir unter Umständen gewinnbringender einsetzen können. Daher ist das Managen der E-Mail-Eingänge eine wichtige Aufgabe im Rahmen einer effektiven Büroorganisation.

 

Ich habe ein paar einfach umzusetzende Tipps zusammengestellt, die helfen, die E-Mail-Flut zu meistern.

  1. Starten Sie morgens offline
    Hinter E-Mails verbergen sich oft Anfragen, Hinweise und Informationen, auf die wir reagieren müssen. Daher ignorieren Sie die E-Mails doch erst einmal. Machen Sie stattdessen als erstes eine To-do-Liste für den Tag. Überlegen Sie, was ist heute wichtig, was ist dringend und was ist unwichtig. Wenn die Aufgaben für den Tag priorisiert sind, erledigen Sie die wichtigsten und gehen dann erst online.
  2. Hinweise bei Eingang ausstellen
    Um nicht ständig von eintreffenden E-Mails abgelenkt zu werden, stellen Sie akustische und visuelle Hinweise auf eine angekommene E-Mail aus.
  3. Legen Sie Mail-Zeiten fest
    Sind neue Mails angekommen, ist die Versuchung groß, sofort nachzuschauen, worum es sich handelt. Setzen Sie sich besser feste Zeiten zur Sichtung der Mails. Dann werden alle Mails in einem Rutsch bearbeitet. Ansonsten bleibt das Programm geschlossen. In der mail-freien Zeit können Sie ungestört arbeiten.
  4. Ordner anlegen
    Jedes Mail-Programm ermöglicht das Anlegen von Ordnern. Nutzen Sie es! Legen Sie sich Ordner an, beispielsweise nach Kunden, Projekten, Terminen oder Bearbeitungsstatus. Hier gilt: Weniger ist mehr, um den Überblick zu behalten.
  5. Ordner sortieren
    Bestimmen Sie eine für Sie sinnvolle Reihenfolge der Ordner, indem Sie sie alphabetisch sortieren oder Ziffern am Anfang der Namensgebung nutzen.
  6. Mails bearbeiten
    Öffnen Sie die eingegangenen Mails und entscheiden Sie sofort, was damit geschehen soll – bearbeiten, terminieren, löschen, delegieren oder archivieren. Sortieren Sie die Mails in die entsprechenden Ordner. Nach dieser Aktion sollte der Maileingang leer sein.
  7. Mails archivieren
    Befreien Sie sich von unnötigem Ballast. Schauen Sie sich Ihre Mail-Ordner regelmäßig an und archivieren Sie nicht mehr benötigte Mails.
  8. Newsletter überprüfen
    Überprüfen Sie Newsletter und andere regelmäßig eintreffende Informationen, ob sie sich wirklich für Sie lohnen. Falls nicht: Bestellen Sie Newsletter ab.

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, verlieren Sie in Sachen Mails nicht den Überblick und schaffen Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.

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