Manchmal komme ich mir vor wie eine Detektivin. Das passiert immer dann, wenn ich bei einem Kunden bin und in jede Schublade, in jeden Ordner schaue. Wonach ich Ausschau halte? Ich suche nach Verschwendung. Das Aufdecken von Verschwendung ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Neuorganisation von Büros und der Verschlankung von Prozessen.

Die Verschwendung hat im Arbeitsalltag die unterschiedlichsten Gesichter. Sie zeigt sich unter anderem als Vergeudung der Arbeitszeit beim Suchen von Dokumenten oder bei unproduktiven Besprechungen. Ein anderes gutes Beispiel sind zu lange Entscheidungsprozesse aufgrund von unklaren Zuständigkeiten. Aber auch ungenutzte IT-Programme, für die Lizenzgebühren bezahlt werden, sind ein klarer Fall von „Geld aus dem Fenster schmeißen“.

Prozesse überdenken
Die Reduzierung des administrativen Aufwands bei immer wiederkehrenden Prozessen bietet erfahrungsgemäß großes Potenzial für Optimierungen. Daher lohnt es sich, auch seit Langem praktizierte Prozesse von Zeit zu Zeit unter die Lupe zu nehmen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem meiner Kunden kamen wir zu der Erkenntnis, dass bestimmte, interne Statistiken überflüssig waren. Die Daten wurden zwar regelmäßig erfasst, aber von niemandem genutzt. Die dafür eingesetzte Arbeitszeit kann nun anders genutzt werden.

Durchdachte Serverstruktur spart Zeit
Neben dem Ausmisten und Aufräumen von Schränken, um benötigte Arbeitsutensilien zügig zur Hand zu haben, ist auch eine durchdachte Struktur auf den Computer-Laufwerken ein wichtiger Aspekt der Lean Administration. Denn wenn alle im Team die Dateien nach dem gleichen Prinzip benennen und die Ordner nach den gleichen Kriterien ablegen, sind diese auch problemlos von Dritten wiederzufinden.
Bei Kunden vor Ort fällt mir zudem immer wieder auf, dass viele Insellösungen mit tollen, kostenlosen Programmen oder Apps genutzt werden. Sollen Prozesse aber digitalisiert werden, ist es sinnvoll, vorab ein Gesamtkonzept zu erarbeiten.

Neue Strukturen gemeinsam erarbeiten
Die Verschlankung und Digitalisierung von Prozessen ist eine tolle Aufgabe für die Belegschaft. Denn wer kann die Arbeitsabläufe besser beurteilen als diejenigen, die täglich damit zu tun haben. Das Team sollte bei diesem Projekt allerdings nicht allein gelassen werden. Sinnvoll ist die Einbeziehung einer externen und damit neutralen Moderatorin, die jeden einzelnen Schritt mit dem Team erfasst. Die Belange aller Beteiligten werden berücksichtigt, damit anschließend die Abläufe optimiert werden können.

Optimierte Prozesse sparen Zeit und Geld
Ordnung am Arbeitsplatz, durchdachte Abläufe und strukturierte Entscheidungsprozesse sparen Zeit und damit Kosten. Es lohnt sich, Abläufe und Systeme im Unternehmen regelmäßig kritisch zu hinterfragen und zu optimieren. Betriebswirtschaftlich kann ein Unternehmen durch Zeitersparnis nur gewinnen.

Sie wollen Ihre administrativen Prozesse verschlanken und benötigen Unterstützung beim Aufdecken von Verschwendung im Büro? Kein Problem, ich helfe gerne!

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