Der Terminkalender ist – elektronisch oder in Papierform – eines der wichtigsten Hilfsmittel in der Büroorganisation. Er erinnert an Meetings, Fristen und wichtige Aufgaben. Aber dafür muss er richtig und durchdacht genutzt werden.

Hier ein paar Tipps dazu:

  • Nutzen Sie nur einen Kalender! Ich erlebe immer wieder, dass Kunden mit zwei oder mehreren Kalendern arbeiten. Dann ist das Chaos schnell perfekt! Notieren Sie Ihre Termine daher in nur einem Kalender. So behalten Sie den Überblick und unliebsame Überraschungen aufgrund von Überschneidungen gehören der Vergangenheit an.
  • Tragen Sie alle Termine konsequent in den Kalender ein – auch die privaten Verabredungen.
  • Immer wiederkehrende Termine, wie wöchentliche Teambesprechungen, fest im Kalender blockieren.
  • Planen Sie Zeitfenster ein. Sie müssen für einen Termin von A nach B? Dann planen Sie den Fahrweg inklusive Parkplatzsuche großzügig mit ein.
  • Nutzen Sie Wochen-, Monats- bzw. Jahresübersichten. Müssen mehrere Termine oder ein Projekt koordiniert werden, helfen Wochen- oder Monatsübersichten. Ein Jahresplaner ist ideal für die Teamkoordination, beispielsweise für Urlaubszeiten.
  • Machen Sie Termine mit sich selbst. Wenn zeitintensive Aufgaben vor Ihnen liegen, blockieren Sie dafür einen Zeitraum im Kalender. So verhindern Sie, dass diese Aufgabe im turbulenten Büroalltag untergeht.

Mit dieser Herangehensweise erhalten Sie einen perfekt gepflegten Kalender und gewinnen einen besseren Überblick über Ihre Termine und Ihre Zeit.

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