Wenn ich in Büros vor Ort bin, komme ich mir manchmal vor wie ein Wanderprediger, der jedes Mal auf die gleichen Grundlagen einer funktionierenden Büroorganisation hinweist. Ein einheitliches Ablagesystem ist so ein Fall. In der Praxis erlebe ich immer wieder, dass das Verständnis für die Grundstruktur einer durchdachten und effektiven Ordnung mit Struktur fehlt. Gerade, wenn ein Teil der Mitarbeiter im Home-Office arbeitet, und man nicht mal schnell nachfragen kann, wo was zu finden ist, kommen eklatante Probleme zutage.

Fehlen klare Strukturen bei der Ablage geht die nervige Sucherei los. Und im Zeitalter des Arbeitens auf gemeinsamen Laufwerken und in Clouds muss sich die einheitliche Ablagestruktur sowohl in den Ordnern als auch auf den Computer-Laufwerken widerspiegeln. Nur so ist es allen Mitarbeitern möglich, die benötigten Infos ohne zeitaufwändiges Suchen zu finden.

Unordnung kostet Zeit und Nerven
Oft höre ich Aussagen wie: „Wozu Struktur? Ich habe doch eine Suchfunktion!“ oder es wird Albert Einstein zitiert mit „Das Genie beherrscht das Chaos.“ Ich dagegen liebe das Zitat von Kurt Tucholsky: „Die Seele jeder Ordnung ist ein großer Papierkorb“. Und genau den nutzen wir digital viel zu wenig. Klar, auf unserem eigenen Rechner finden wir alle Dokumente sofort. Auf gemeinsamen Laufwerken oder am Rechner des erkrankten Kollegen, den ich vertreten darf, sieht man oft den Wald vor lauter Bäumen bzw. alten oder chaotisch abgelegten Dateien nicht.

Struktur erleichtert digitale Teamarbeit
Gerade wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleichen digitalen Ordner zugreifen, ist eine strukturierte Ablage ein Muss und eine Grundvoraussetzung für die Arbeit im Team. Nur so ist gewährleistet, dass alle Kollegen jederzeit die Dokumente finden, die sie benötigen.
Hierzu zwei einfache, aber effektive Tipps:
• Einheitliches Schema zur Beschriftung der Dateien, an das sich jeder Mitarbeiter halten muss.
• Ablage nach Aktenplan klingt zwar hoch bürokratisch, ist aber eine bewährte und effektive Art der Ablage im Büro – auch für die digitale Ordnerstruktur. Was es hierbei zu beachten gibt, verrate ich in diesem Blog-Beitrag.

Die Vorteile einer durchdachten und einheitlich organisierten Ablage liegen auf der Hand: Jedes Dokument hat seinen Platz und ist von allen Mitarbeitern leicht zu finden und zu nutzen. Und dann ist es egal, ob man gemeinsam im Büro oder im Home-Office arbeitet.

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