Eine effektive Digitalisierung hat viel mit der Analyse von Abläufen, dem Erkennen dabei auftretender Probleme und der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen zu tun. Nur wenn eine Gesamtstrategie für die Digitalisierung vorliegt, können einzelne Bereiche in Schritte und Teilziele aufgeteilt und so der Workflow effizient verbessert werden.

Abläufe in kleinen Schritten visualisieren
Am sinnvollsten erfolgt eine schrittweise Digitalisierung der Arbeitsabläufe mithilfe von Prozessmapping. Zudem sollten sowohl betroffene Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen als auch externe Experten mit dem Blick von Außen bei dem Prozess involviert sein.
Beim Prozessmapping werden die Abläufe gemeinsam in kleinen Schritten visualisiert. Wichtig ist, dass jeder Schritt so detailliert und transparent wie möglich erfasst wird. So erhalten alle Beteiligten den nötigen Überblick, um Chancen und Risiken im Workflow schnell zu erkennen. Dabei werden die Belange aller Beteiligten berücksichtigt, damit anschließend die Abläufe optimiert werden können.
Zudem werden Zwischenziele definiert. Sie verhindern, dass die einzelnen Veränderungen zu groß und unübersichtlich werden. Und durch Zwischenziele werden schon kleine Erfolge erkannt – das motiviert zum Weitermachen.
Ebenfalls wichtig ist die Definition von Kennzahlen, anhand derer der Erfolg der Maßnahmen gemessen werden kann.

Digitalisierung mit Struktur
Kurzgesagt: Die Digitalisierung von Abläufen im Büroalltag ist keine Ansammlung von Einzellösungen, sondern sollte im Rahmen eines Workshops mit Prozessmapping als großes Ganzes durchdacht und Schritt für Schritt umgesetzt werden. Nur so sind digitalisierte Prozesse auch in Zukunft eine echte Arbeitserleichterung.

Übrigens: Ich liebe es, Workshops mit Prozessmapping durchzuführen. Mein Know-how zur systematischen Optimierung und Messung von Prozessen habe ich in verschiedenen Weiterbildungen ausgebaut, sodass meine Kunden sich auf eine nachweisbare Verbesserung konkreter Prozessprobleme im Rahmen ihrer effektiven Büroorganisation verlassen können.

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