Probleme, die mit der Digitalisierung von Arbeitsabläufen auftreten, sind oft weniger ein technisches als ein organisatorisches Problem. Viele alteingesessene Unternehmen arbeiten noch mit Routineprozessen und Büroorganisationen, die Jahrzehnte alt sind. Start-ups, die in kurzer Zeit stark gewachsen sind, hängen an Arbeitsabläufen, die als Zwei-Personen-Team geklappt haben, aber nun eher behindern.

Daher steht vor jeder Digitalisierung die Analyse der Büroorganisation. Nur so kann das Ziel, eine sinnvolle Einführung digitaler Prozesse, erfolgreich und nachhaltig realisiert werden.
Die wichtigsten Fragen, die immer gestellt werden sollten, sind:
• Was sind die Alltagsprobleme?
• Was sind die größten Zeitfresser?
Erst nach Beantwortung dieser Fragen geht die Suche nach den passenden Technik-Tools los!

Erster Schritt der Digitalisierung: Miteinander reden
In vergangenen Zeiten konnten derartige Strukturveränderungen vielleicht „von oben“ verordnet werden. Heutzutage sind nur diejenigen Firmen oder Abteilungen erfolgreich, die die Änderungen gemeinsam im Team erarbeiten.

Die Vorbereitung der Digitalisierung einzelner Prozesse läuft z.B. über ein Prozessmapping. Hierbei werden die Abläufe gemeinsam in kleinen Schritten visualisiert. Wichtig ist, dass jeder Schritt so detailliert wie möglich erfasst wird. Von Vorteil ist eine externe und damit neutrale Moderatorin, die jeden einzelnen Schritt mit dem Team erfasst. Die Belange aller Beteiligten werden berücksichtigt, damit anschließend die Abläufe optimiert werden können. Wichtig ist, einen Schritt nach dem anderen zu machen: Zunächst die für das Unternehmen oder Abteilung individuell passende Struktur zu erarbeiten, ehe die Abläufe optimiert und digitalisiert werden können.

Bedenkenträger ernst nehmen
Zwischen dem Visualisieren der Abläufe und dem Strukturieren stehen allerdings oft interne Widerstände. Aufgrund meiner Erfahrung bei der Begleitung derartiger Prozesse weiß ich, dass es elementar ist, die Menschen mit ihren Bedenken und Ängsten ernst und wichtig zu nehmen. Je nach Persönlichkeitstyp kann man gegenüber den Bedenkenträgern unterschiedlich argumentieren, z.B. mit finanziellen oder zeitlichen Vorteilen, besserer Übersichtlichkeit oder Ressourceneinsparungen.
Genau an dieser Stelle ist es von großem Vorteil, wenn eine firmenfremde, neutrale Moderatorin die Bedenken und Ängste Einzelner aufdeckt, in das Prozessmapping einbindet und dem entsprechenden Mitarbeiter seine persönlichen Vorteile aus der Veränderung aufzeigt.

Ist die Digitalisierung geglückt, können die Beteiligten schnell alle Annehmlichkeiten der neuen Arbeitsweise auskosten.

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