Die Entscheidung ist gefallen: Das Büro soll digitalisiert werden! Doch welcher Prozess wird als erster angefasst? Bevor der eigene Betrieb digitalisiert wird, muss die Struktur der Geschäftsabläufe stehen. Die Visualisierung der Abläufe geschieht am besten im Rahmen eines Workshops mit Prozessmapping unter Mitwirkung aller beteiligten Mitarbeiter.

In der Praxis zeigt sich, dass sich im Büro am besten Abläufe und Prozesse digitalisieren lassen, die bereits gut durchdacht und strukturiert sind. Aber auch sich ständig wiederholende Vorgänge zwischen verschiedenen Abteilungen, wie zum Beispiel die Zeiterfassung von Dienstleistungen im Außendienst, sind ideal für eine Digitalisierung.

Digitale Zeiterfassung spart Zeit und Geld
Unternehmen, die Außendienst-Mitarbeiter beschäftigen, oder Handwerker, die vor Ort beim Kunden tätig sind, kennen das Problem: Dokumente, wie Stundenzettel, werden nicht ins Büro eingereicht, sondern bleiben irgendwo im Auto oder einer Tasche liegen. Die Dokumente werden dadurch zu spät bearbeitet. Das wirkt sich negativ auf Geschäftsbetrieb und Umsätze aus.
Hier können digitale Tools helfen! Anstatt den Mitarbeitern hinterherzulaufen und sie danach zu fragen, wie lange sie wo tätig waren, hilft eine App auf dem Smartphone, in das jeder Außendienst-Mitarbeiter seine Stunden direkt eingeben kann.

Durchdachte Prozesse als Vorstufe zur Digitalisierung
Routineaufgaben in der Verwaltung, wie die Kontrolle und Ablage von Lieferscheinen, können heutzutage problemlos digitalisiert werden.
Auch die Materialwirtschaft kann mithilfe digitaler Tools im Fluss gehalten werden: Für jedes entnommene Produkt, wird wieder eins nachgeordert.
Aber auch die Kooperation zwischen Assistenz und Vorgesetzten, die viel auf Reisen sind, oder die Zusammenarbeit zwischen Büro, Homeoffice und verschiedenen Standorten sind prädestiniert für Digitalisierung.
Viele kleine Schritte schaffen so eine große Erleichterung im Arbeitsalltag.

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