Das digitale Büro hat aufgrund der Covid-19-Pandemie und der damit verbundenen Restriktionen in vielen Branchen sehr schnell Fahrt aufgenommen. Manche Unternehmen hat die digitale Transformation allerdings „kalt erwischt“. Jetzt stellen die Betroffenen fest, dass im Rahmen der Digitalisierung oft der zweite und dritte Schritt vor dem ersten gemacht wurde.

Ordnung ist die Vorstufe zur Digitalisierung
Als Grund für die mangelhafte Digitalisierung stelle ich immer wieder fest, dass in Unternehmen – vom Solo-Selbstständigen bis zu Vorstandsbüros – oft das Verständnis für die Grundstruktur einer durchdachten und effektiven Ordnung mit Struktur fehlt. Denn neben der analogen Büroorganisation benötigen auch Workflows in der digitalen Welt eine Grundstruktur, die aufeinander aufbaut.

Ganz grob lässt sich die Digitalisierung in drei Schritte aufteilen:
• Abläufe durchdenken
• strukturieren
• digitalisieren.

Empfehlenswert ist eine schrittweise Digitalisierung der Arbeitsabläufe mit Beteiligung aller Mitarbeiter.

Klare Strukturen als Basis
In der Praxis bedeutet dies, zunächst die individuell passende Struktur zu erarbeiten. Dies kann sehr erfolgreich in einem Workshop mit allen beteiligten Mitarbeitern erfolgen. Bewährt hat sich ein Prozessmapping, bei dem der Ablauf in kleinen Schritten analysiert wird. Wichtig ist, dass jeder Schritt so detailliert wie möglich erfasst wird. Anschließend werden die jeweiligen Abläufe optimiert und erst im dritten Schritt mit einem passenden System oder Tool digitalisiert.

Ein Praxis-Beispiel: In Bezug auf die Ablage bedeuten klare Strukturen, dass sich eine einheitliche Ablagestruktur sowohl in den Aktenordnern als auch auf den Computer-Laufwerken wiederfindet. Dies beginnt bei der Namensgebung der Akten bzw. Dateien bis hin zur Ablage in den hierfür vorgesehenen Ordnern. Dank Digitalisierung können dann Routineaufgaben, wie die Kontrolle und Ablage von Lieferscheinen, automatisch erfolgen.

Nur wenn die Grundstruktur der betrieblichen Abläufe steht, kann ein ineinandergreifendes System aufgebaut werden und die digitalen Tools werden zu echten Arbeitserleichterungen.

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