Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen – sagt ein deutsches Sprichwort. Im Alltag zeigt sich allerdings: Wer Ordnung hält, schont die Nerven und spart Zeit! Denn gerade, wenn ein Raum oder ein Schreibtisch von verschiedenen Personen genutzt wird, kann es im Eifer des Gefechts vorkommen, dass benutzte Utensilien nicht wieder an ihren Platz gelegt werden. Und dann geht die nervige Sucherei los.

Die Lösung für derartige Problemfälle ist die Einführung der 5S-Methode. Sie ist eine gute Möglichkeit gemeinsam mit allen Beteiligten Schwachstellen aufzudecken, schnell und konsequent Ordnung ins Büro oder an den Arbeitsplatz zu bekommen und auf Dauer eine effektive Büroorganisation zu gewährleisten.
Die 5S stehen für:

  • Sortieren
  • Strukturieren
  • Säubern
  • Standards
  • Selbstdisziplin.

Und in der Praxis läuft die 5S-Methode folgendermaßen:

  • Sortieren
    Zunächst wird der Arbeitsplatz einem kritischen Blick unterzogen. Anschließend wird aussortiert, zurückgegeben, was mal ausgeliehen wurde, weggeschmissen, was defekt ist, entsorgt und archiviert.
  • Strukturieren
    Alle Büromaterialien und Arbeitsmittel, die übrig geblieben sind, werden ordentlich eingeräumt. Jedes Teil bekommt seinen festen Platz. So liegt nichts mehr wild durcheinander, sondern ist übersichtlich und griffbereit angeordnet.
  • Säubern
    Nun gilt es, die Beschriftungen ordentlich zu halten, defektes Material zu erneuern und die Arbeitsmaterialien regelmäßig zu reinigen. Das ist werterhaltend und verhindert Ausfälle.
  • Standards
    Es werden Standards entwickelt und kommuniziert. Dazu gehört auch die Zuordnung von Farben zu bestimmten Kunden oder Projekten.
  • Selbstdisziplin
    Ab jetzt ist bei allen Beteiligten ein gewisses Maß an Selbstdisziplin nötig, um dies alles zu berücksichtigen und danach zu arbeiten – und wieder beim ersten S anzufangen.

Und das Wichtigste: Die 5S-Methode muss gelebt werden. Denn der Prozess geht immer weiter. Alle Abläufe werden stetig im Auge behalten und verbessert.

In allen Büros, in denen ich die 5S-Methode eingeführt habe, traten eindeutige Verbesserungen ein. So tendierten Suchzeiten für Materialien gen Null und Materialkosten reduzierten sich merklich. Und alle Beteiligten sind nachweislich weniger genervt, weil nun immer jedes wichtige Arbeitsgerät an seinem Platz liegt.

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