Nachdem der letzte Blog-Beitrag ein Blick hinter die Kulissen meines Homeoffices war, stelle ich nun mein CRM-System vor. Denn es ist mein „Mädchen für (fast) alles“.

Für mich muss ein CRM-System ein echter Allrounder sein, da die gesamte Verwaltung meines Business darüber läuft. Ich habe mich für die CRM-Software „business manager“ entschieden. Sie erleichtert mir den Arbeitsalltag, hilft dank zahlreicher Funktionen Zeit zu sparen und ich kann ortsunabhängig arbeiten.

Kundenverwaltung leicht gemacht
In meinem CRM-System (CRM = Customer-Relationship-Management) sind alle meine Kontakte eingepflegt. Erhalte ich eine E-Mail, erkennt das System, ob der Absender in meinen Kontakten zu finden ist. Falls ja, stellt das CRM-System automatisch eine Verknüpfung her und die E-Mail wird dem Kontakt zugeordnet. Der Vorteil: Statt im Ein- und Ausgang nach einer bestimmten Mail zu suchen, kann ich sie beim jeweiligen Kontakt finden. Ich kann die E-Mail auch einem Projekt zuordnen, das mit dem Kontakt verbunden ist.
Eingehende Mails zu einem bestimmten Projekt kann ich, wie in Outlook, in einem hierfür eingerichteten Ordner ablegen. Ist das Projekt beendet, kann ich den Ordner in „business manager“ ruhigen Gewissens löschen, da alle Mails noch direkt bei den Kontakten zu finden sind. Und hierbei ist es egal, ob es ein- oder ausgehende Mails waren.

Meine Terminverwaltung, inklusive Erinnerungsfunktion, kann ich direkt mit den Kunden verbinden. Auch meine Finanzen, wie die Rechnungserstellung oder das Mahnwesen, organisiere ich über mein CRM-System.
Anstatt mit vielen kleinen Notizzetteln zu arbeiten, stelle ich mir selbst Aufgaben. So habe ich die Fortschritte bestimmter Projekte immer im Blick.
Ich kann mir auf Knopfdruck individuelle Listen zu einzelnen Projekten einrichten oder personalisierte Einladungen versenden.

Ein weiterer Vorteil, da ich ja viel bei Kunden vor Ort bin: Ich kann arbeiten, wo ich möchte. Via App auf meinem Handy und dem iPad habe ich alle Kundenkontakte und Projekte stets „an der Frau“ und bin auch unterwegs voll arbeitsfähig.

Last but not least: Die Daten sind in Deutschland gespeichert, was in Zeiten der DSGVO-Konformität ja auch nicht unwichtig ist.

Test gibt Klarheit
Es gibt sicherlich noch zahlreiche andere CRM-Systeme, die ihren Zweck genauso gut erfüllen. Wie bei einer durchdachten Büroorganisation ist es wichtig, dass das ausgewählte System zu den Anwendern und deren Anforderungen passt. Daher ist es sinnvoll, die angebotenen Systeme auf Herz und Nieren zu prüfen. Die Frage nach einer kostenlosen Testversion lohnt sich also auf jeden Fall.

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