Checklisten entlasten das Gedächtnis – auch im Homeoffice. ‚Habe ich an alles gedacht?’ ist eine Frage, die sich ihre Nutzer nicht mehr stellen müssen. Sind alle Punkte der Liste erledigt, ist die Aufgabe umfassend erfüllt.
So wie ein Pilot vor dem Start seiner Maschine Punkt für Punkt durchgeht, so können uns Checklisten im Büro zu mehr Ordnung und Struktur verhelfen.

Checklisten bieten maximale Sicherheit bei der Erledigung einer Aufgabe bei minimalem Aufwand. Meist sind es einfache Abstreichlisten, die vorgeben, was in welcher Reihenfolge geschehen soll. Idealerweise werden Listen, mit denen mehrere Personen arbeiten, gemeinsam erstellt. Ist die Auflistung fertig, müssen die hierauf angegebenen Aufgaben nur noch erledigt und abgestrichen werden. Meist können diese Abläufe dann ruhigen Gewissens delegiert werden. Auch für Urlaubsvertretungen sind Checklisten eine sehr gute Hilfe.

Checklisten sind vielseitig einsetzbar
Checklisten vereinfachen und beschleunigen die Aufgabenerledigung. Sie sparen Zeit, die sonst für Fragen und Suchen anfällt und ersparen Denkarbeit für immer wiederkehrende Abläufe. Daher sind sie ideal für alle regelmäßig anfallende Routinearbeiten, für die unterschiedliche Mitarbeiter zuständig sind, wie das Auf- und Abschließen bestimmter Türen am Morgen und Abend, das An- und Ausschalten von Geräten, Öffnen und Schließen der Fenster etc.
Liegt eine Material-Kontrollliste beispielsweise für den Inhalt von Seminarkoffern, für Messestände oder für Präsentationsequipment vor, wird in Zukunft nichts mehr fehlen, wenn das nächste Event ansteht.
Auch rund um die Büroküche sind Checklisten äußerst hilfreich und beugen Meinungsverschiedenheiten zum Thema Sauberkeit vor. Die Listen klären beispielsweise, welche Aufgaben zum Küchendienst gehören. Auch die Vorbereitung von Besprechungsräumen geht mithilfe von Checklisten schnell von der Hand.

Praxiserprobte Tipps rund um die Erstellung von Checklisten:

  • Checklisten mit Kästchen zum Abhaken zeigen auf einen Blick, ob eine Aufgabe vollständig erledigt ist.
  • Checklisten können neben erklärenden Texten auch Bilder enthalten, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Checklisten für alle Mitarbeiter gut sichtbar aushängen, beispielsweise innen an Schranktüren kleben oder ein Sichtbuch anlegen.

Aber: Checklisten sind nicht in Stein gemeißelt. Sie müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden.

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