Hand aufs Herz – wie sieht Ihre Ablage aus? Werden Dokumente immer wieder falsch abgelegt? Vergeuden Sie viel Zeit mit dem Suchen nach bestimmten Informationen? Haben Sie bei der Ablage viele verschiedene Arten von Dokumenten zu bewältigen?
Wenn Sie jetzt 3x mit „Ja“ geantwortet haben, sollten Sie Ihre Ablage nach Aktenplan ordnen. Das klingt zwar hoch bürokratisch, ist aber eine bewährte und effektive Art der Ablage im Büro. Oder Sie vereinbaren einen Termin mit mir. Dann bringe ich Struktur in Ihre Ablage.

Ablage ohne System = Chaos
Ich erlebe es bei Kunden immer wieder, dass die Ablage ohne System erfolgt. Das Ergebnis: Chaos! Dabei ist eine funktionierende Ablage kein Hexenwerk, sondern das Ergebnis einer grundsätzlichen Bestandsaufnahme.

Papier oder PC – Struktur hilft
Und glauben Sie mir: Gerade wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleichen Ordner zugreifen, ist eine strukturierte Ablage ein Muss und eine Grundvoraussetzung für die Arbeit im Team. Nur so ist gewährleistet, dass alle Kollegen jederzeit die Dokumente finden, die sie benötigen. Und es ist dann egal, ob Sie mit Aktenordnern oder Hängemappen arbeiten. Und das Beste: Die Ablage nach Aktenplan lässt sich auch für die digitale Ordnerstruktur nutzen. Eine gute, durchdachte Grundstruktur ist sozusagen ein echter Tausendsassa.

Ordnung dank Aktenplan
Ein klassischer Aktenplan ist in 10 Hauptgruppen unterteilt. Welche Hauptgruppen nötig sind, ist vom Unternehmen und seiner Struktur abhängig.
Der Klassiker ist:
0 – Leitung – also Geschäftsführung z.B. Vorstand, Aufsichtsrat oder Beirat mit deren Unterkategorien
1 – Verwaltung – z.B. die Anmietung des Büroraums oder die Fuhrparkverwaltung
2 – Finanzen – Debitoren , Kreditoren, Controlling
3 – Personal
4 – Einkauf
5 – Projekte
6 – frei verfügbar – z.B. für eine Tochterfirma
7 – frei verfügbar
8 – Vertrieb – z.B. Kundenkontakt, Kundenveranstaltungen, Verkauf etc.
9 – Öffentlichkeitsarbeit – wie Marketing, Presse, Social Media etc.

Dieser Plan ist nicht starr, aber als gute Grundstruktur vielseitig. Innerhalb der Hauptgruppen erfolgen weitere Unterteilungen, aber nicht mehr als zehn.

Die Vorteile einer durchdachten und auf allen Ebenen durchgezogenen Ablage liegen auf der Hand: Jedes Dokument hat seinen Platz und ist von Kollegen zu nutzen. So sparen Sie Zeit und Nerven beim Suchen von Informationen.

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