Sommerzeit – Urlaubszeit! Die Projekte sind organisiert, Aufgaben übergeben, die Koffer gepackt und der ersehnte Feierabend naht. Aber da war noch etwas, oder? Richtig: die Abwesenheitsnotiz. Sie wird oft stiefmütterlich behandelt und erst als letzte Handlung am Arbeitsplatz im E-Mail-Programm eingerichtet. Dabei lohnt es sich, im Rahmen einer effektiven Büroorganisation hierauf ein paar Gedanken zu verwenden. Denn die Abwesenheitsnotiz ist durchaus sinnvoll. Sie ist für ein paar Wochen die einzige Information, die ihre Kunden, Dienstleister und Kollegen von Ihnen erhalten. Nehmen Sie sich also gern etwas Zeit dafür. Denn der Aufbau einer hilfreichen und informativen Notiz ist nicht kompliziert.

Aufbau einer informativen Abwesenheitsnotiz
Auch wenn Sie persönlich originelle und lustige Abwesenheitsnotizen klasse finden, in der Business-Korrespondenz haben sie wenig verloren. Daher hier ein paar Tipps, welche Punkte in eine Abwesenheitsnotiz gehören, die Ihre Geschäftspartner wirklich informiert.

  • Als Betreff können Sie konkret „Abwesenheitsnotiz“ oder „Ich bin außer Haus“ angeben.
  • Begrüßen Sie als erstes diejenigen, die sie anschreiben, beispielsweise mit einem freundlichen „Guten Tag!“.
  • Bedanken Sie sich für die Kontaktaufnahme.
    Kommunizieren Sie eindeutig, wann Sie wieder am Arbeitsplatz sein werden.
  • Geben Sie gegebenenfalls eine Person mit deren Kontaktdaten an, die in Ihrer Abwesenheit angesprochen werden und in dringenden Fällen weiterhelfen kann.
  • Wenn Sie internationale Kontakte haben, sollten Sie die Abwesenheitsnotiz mehrsprachig verfassen.
  • Halten Sie die Information insgesamt kurz.

Ist Ihre Abwesenheitsnotiz mit diesen Hinweisen versehen und freundlich formuliert, hat sicher jeder Kunde Verständnis dafür, dass sein Anliegen unter Umständen nicht sofort bearbeitet werden kann.
Sie müssen in ihrer Abwesenheitsnotiz nicht erklären, warum sie nicht am Arbeitsplatz sind. Ein Krankenhausaufenthalt oder Urlaub ist Ihre Privatsache.

Abwesenheitsnotiz vorbereiten
Da der letzte Arbeitstag vor dem verdienten Urlaub erfahrungsgemäß meist etwas hektisch ist, können Sie die Abwesenheitsnotiz auch vorformulieren. Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, die Notiz nur in einem bestimmten Zeitraum zu versenden. So können Sie die Information bereits einstellen und erst am ersten Urlaubstag wird sie aktiv.

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